Es ist kein Geheimnis mehr: Ich liebe gute Abläufe und sinnvolle Strukturen, sowohl im Alltag als beim Arbeiten.
Und nicht nur mag ich es, sondern ich bin überzeugt davon, dass das essenziell ist, wenn Du weiterkommen willst.
Ich merke es jedes Mal in der Küche, wie anders ich arbeite mit vorheriger, genauer Planung und ohne Planung („Ich mach mal eben schnell“). Das Produkt wird vielleicht am Ende auch gut, aber ich bin meistens frustriert und gestresst.
Der Workflow, also der Arbeitsablauf thematisiert nicht nur, was gemacht wird, sondern ganz besonders wie es gemacht wird! Wir schauen häufig nur auf das was, die Produkte oder Endergebnisse.
Dabei ist die viel spannendere Frage: wie hast Du das eigentlich gemacht?
Hier noch ein paar unschlagbare und motivierende Auswirkungen, die ein guter Workflow hat:
Ein guter Arbeitsablauf
- Schafft Ordnung im Kopf und im Raum
- Dient Dir und Deinem Erfolg
- Umfasst ausschließlich zielführende Schritte
- Schenkt Dir Fokus und Effizienz
- Spart Dir häufig Kosten
Willst Du auch? Dann lass uns loslegen mit den fünf Tipps, die Dich zu Deinem erfolgreichen Workflow führen:
1. Sinnvolle Einrichtung des Arbeitsplatzes
Vielleicht hast Du es manchmal schon an Dir gemerkt: das Arbeitsumfeld hat einen spürbaren Einfluss auf Deine Arbeit.
Dabei spreche ich nicht nur von der Ordnung und Sauberkeit auf Deinem Schreibtisch oder in Deiner Produktion, sondern auch davon, dass Du Dir Deinen Arbeitsplatz zunutze machst.
Was heißt das?
Bei Arbeitsabläufen hast Du meist wiederkehrende Hilfsmittel und Durchführungen.
Bereite Dir, bevor Du anfängst, alles vor und bringe es auch in die Reihenfolge, in der Du arbeitest. Wenn Du einen eigenen Arbeitsplatz hast, kannst Du ihn auch dauerhaft so einrichten, dass er für Deine häufigsten Arbeitsabläufe dienlich ist.
In meinem Fall ist das zum Beispiel: Zu Beginn die Zutaten abwiegen, daneben die Werkzeuge richten und die Kuchenformen vorbereiten.
In vielen Produktion stehen die wichtigsten Zutaten oft gut sichtbar draußen anstatt verstaut im Schrank und die häufig verwendeten Werkzeuge hängen über der Arbeitsplatte an einer Leiste- ich will gar nicht zählen, wie oft mir das den Weg zur Schublade erspart.
Beziehe in die Ordnung und Einrichtung unbedingt auch den digitalen Teil mit ein, wenn Deine Hauptaufgabe nicht am PC stattfindet.
Nur weil ich viel in der Küche stehe, heißt das nicht, dass mein PC nicht zu meiner Arbeit und täglichen Aufgaben gehört. Also: Schaffe hier genauso viel Ordnung wie an allen anderen Arbeitsplätzen.
Ich sortiere meine digitalen Ordner zum Beispiel genau wie die analogen Ordner, damit ich sie ergänzend verwenden kann und nur ein einziges System benutze.
2. Abläufe schriftlich festhalten
„Wer schreibt, der bleibt“ – mein Satz wäre eher „Wer schreibt, vergisst weniger“, hehe!
Wenn Du von Abläufen, die regelmäßig wiederkehren, ein Arbeitsprotokoll anfertigst, kannst Du auch kleine, aber sinnvolle Änderungen eintragen und Du vergisst sich nicht, bis sie in Deine Routine integriert sind.
Am wichtigsten ist diese Dokumentation, wenn Du Arbeit delegierst oder wenn in Zeiten des Fachkräftemangels die Aufgaben von häufig wechselnden Hilfskräften ausgeführt werden. Ein Ablaufplan mit den minikleinsten Details ist hier das A und O!
Hast Du alles einmal schwarz auf weiß, hast Du und andere, die Deine Aufgaben ausführen, ebenfalls eine gute Grundlage zum Verbessern und Ändern einzelner Punkte, da Deine Durchführung nun für alle sichtbar ist.
Und sind wir mal ehrlich: Kein Workflow ist von Anfang an perfekt!
3. Automatisiere, was geht
Ein Hoch auf die Digitalisierung! Leider ist sie in Deutschland, aber vor allem im Handwerk in manchen Punkten auf der Strecke geblieben.
Schade, denn wir machen uns das Leben unnötig schwer!
Wenn Du wie oben beschrieben, alle Deine Arbeitsprozesse notiert hast, schaue Dir jeden einzelnen an und frage Dich, ob man Teile davon oder den gesamten Ablauf auch automatisieren kann.
Für mich wiederspricht das Automatisieren auch nicht dem Prinzip der Manufaktur oder Handarbeit, denn ich meine hier Prozesse, die meist gleich sind und neben den Kernaufgaben zusätzlich gemacht werden müssen.
Beispiele sind der automatische Rechnungsversand zu einem bestimmten Datum, mehrere E-Mail-Adressen für verschiedene Anliegen, die uns das Sortieren des Posteingans ersparen oder die wöchentlich gleiche Bestellung der Grundzutaten beim Lieferanten.
Einmal Zeit investiert- zack stundenlange Arbeit in der Zukunft erspart.
Für diesen Bereich lohnt es sich meiner Meinung auch sehr, Hilfe von Experten einzuholen, denn der Output kann groß sein!
4. Termin für Kleinkram
Was mich am meisten von einem guten Arbeitsablauf abhält, auch wenn er bereits geplant und vorbereitet ist:
Es kommt immer irgendetwas dazwischen. Da schalte ich vielleicht mein Handy stumm, dann klingelt es aber an der Tür oder ich schreibe gerade einen Artikel, da ploppt die wichtige E-Mail auf – wer kennt es nicht?
Mein Allheilmittel dagegen: Listen!
Notiere alle kleinen To-Dos, die während Deiner Arbeitswoche hereinflattern auf einer „Kleinkram-Liste“.
Plane Dir einen oder mehrere Termine, je nachdem wie viel bei Dir anfällt, pro Woche ein, in dem Du diesen ganzen Kleinkram erledigst, der auf der Liste steht.
Nur in dieser Zeit wird die Post bearbeitet, der Anruf erledigt oder die Unterlagen abgeheftet- der ganze Kleinkram, für den Du während deiner Arbeitsprozesse keine Zeit oder Kapazität hattest.
Ich fühle mich danach immer, als wäre wieder alles im Ursprungszustand, auf null gesetzt sozusagen. Das gibt mir eine gute Basis, um wieder effektiv arbeiten zu können und nicht das Gefühl zu haben, den Kopf zu verlieren.
5. Regelmäßig analysieren
Wenn Du Deine Arbeitsabläufe im Blut hast, wird es Dir vielleicht erst einmal nicht sinnvoll erscheinen, sie detailliert aufzuschreiben.
Probiere es trotzdem mal aus- nicht aus Sorge, dass Du etwas vergisst, sondern als Ausgangspunkt für Veränderung.
Ein guter Workflow ist nie fertig, abgeschlossen oder vollkommen, denn wir und die äußeren Umstände verändern sich immer!
Um erfolgreich zu arbeiten ist es wichtig, Deine Prozesse und Abläufe regelmäßig zu analysieren und Dich sowohl beim gesamten Prozess als auch bei jedem einzelnen Teilschritt zu fragen: Führt er mich ans Ziel und ist somit essenziell?
Alles andere kann weg oder durch sinnvollere Alternativen ersetzt werden.
Es muss auch kein offensichtlicher, objektiver Grund vorliegen, sondern Du kannst Arbeitsabläufe auch deshalb verändern, damit sie besser zu Dir passen, denn Du erbringst am Ende die Leistung und Dir muss es gutgehen.
Auch wenn es umständlicher ist, setze ich mich zum Arbeiten am Laptop immer dorthin, wo am meisten Licht ist, denn dann geht es mir besser und ich bin produktiver. Manchmal ist es dort nicht so bequem oder keine Steckdose in der Nähe, aber das nehme ich in Kauf.
Setze Deine eigenen Prioritäten und erlaube Dir, Deine Arbeitsprozesse und Dein Arbeitsumfeld (im Rahmen der Möglichkeiten natürlich) so zu gestalten, dass es Dir dient und sich gut anfühlt, anstatt Dich an ein scheinbar festes Konstrukt anzupassen.
Sei offen für Veränderung und probiere auch mal etwas aus, das Du noch nicht kennst – vielleicht bringt es Dir ja Erfolg!